El Poder de la Contabilidad

Me costó una empresa y 3 años aprender que un buen contador puede hacer la diferencia entre una empresa perdure en el tiempo o vaya definitivamente a la quiebra. Pensamos que si no hay clientes esa sería la única causa de quiebra, pues no, he visto empresas exitosas, con carteras de clientes abundantes y en pleno crecimiento irse literalmente a la quiebra.

La lógica nos lleva a decir, esto es imposible, pues si ud no es capaz de administrar sus recursos financieros de una manera efectiva, no importan cuanto trabaje y cuántos empleados tenga.

Quizás este cometiendo errores administrativos que tengan un valor de 1$, pero un error de 1$ cometido un millón de veces en el año, generaría una pérdida de UN MILLÓN DE DOLARES.

Una buena administración y control financiero puede hacer la diferencia para que su negocio, nuevo o pequeño o en crecimiento, pueda tener base firme por mucho tiempo o vaya directo a la quiebra. Ya sé lo que me vas a decir, pero si yo hago es empanadas para vender, que importa la contabilidad, pues mucho. Un buen manejo contable te permitirá llegar a tener la oportunidad de crecer y no morir en el intento. Cualquier buen emprendedor no debería subestimar el poder de la contabilidad. El buen funcionamiento de su negocio depende de ello.

PERO, ¿QUÉ ES LA CONTABILIDAD?

La contabilidad es poder. Quien posee este conocimiento controla su negocio; puede hacer lo que quiera, porque aquello que haga lo hará en función de ese conocimiento preciso.

La contabilidad consiste, pues, en un reflejo fiel del patrimonio de tu negocio, su situación financiera y los resultados de tu actividad. Para darle cuerpo a tanta abstracción: la contabilidad recoge tus ingresos, tus gastos, lo que te deben, lo que tú debes, los productos que vendes, lo que gastas en papel, gasolina, cuota, etc.

A partir de la información que una contabilidad (rigurosa) te provee, puedes tomar decisiones más o menos acertadas, está claro que no todo depende de ti; incluso aquellas más intuitivas, pues no hay buena intuición que no esté mediada por un buen conocimiento previo y quien diga lo contrario es un temerario, o una persona con suerte o ambas cosas.

Pero la contabilidad no sólo tiene ese propósito interno, de (buena) gestión. También tiene una función externa, que interesa a tu entorno económico: al banco con el que negocias un crédito; al accionista que está interesado por el futuro de sus acciones; y a la Dirección General de Ingresos (DGI), preocupados por recaudar todo lo posible.

CÓMO ORGANIZAR LA CONTABILIDAD

No existe una regla uniforme de manera que cada uno se organiza a su manera. No obstante podrías organizarte de la siguiente manera:

1. Poner en orden cronológico todos los documentos contables, tanto de ingresos, gastos, como la de otras operaciones como a cobros y pagos y archivarlos en carpetas.

2. Realizar los asientos contables correspondientes a cada documento. Puedes tener una hoja de Excel para cada rubro o hacerlo hasta en una libreta a mano, de acuerdo a tu estilo. Actualmente existen plataformas onlines para pequeños negocios u emprendedores que te permiten cargar esta información y tener control sobre ella.

3. Hacer la conciliación bancaria, es decir, añadir a cada movimiento la factura o recibo que le corresponde, de forma que el saldo concuerde en todo momento. Mi sugerencia es que imprimas el estado de cuenta del mes y comiences a subrayar ingresos y gastos y concilies con las facturas y pagos que tengas.

4. Revisar todas las cuentas y saldos para comprobar que no hay apuntes duplicados o erróneos.

Por otro lado, recuerdan que para no desperdigar la documentación y poder hacer un análisis rápido de tu contabilidad conviene aglutinar toda la información en un mismo espacio. A mí me funcionan muy bien los sobres reutilizables o los folders con bolsillos.

OPERACIONES QUE DEBES CONTABILIZAR

Estas son las operaciones básicas que un emprendedor podría contabilizar:

-Compras y gastos de todo tipo -Ventas e ingresos -Sueldos y seguridad social -Adquisiciones y ventas de activos -Liquidaciones de impuestos -Préstamos y otras deudas -Inversiones financieras -Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto -Todos los movimientos bancarios -Todos los movimientos de efectivo.

“Es decir, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago”.

Por último, quiero dejarles un mensaje final de mucha importancia, es necesario contratar los servicios de un contador que pueda entender y apoyar nuestra gestión. Un profesional con el cual tengamos comunicación abierta y que nos asesore cuando lo necesitamos. Nuestro orden administrativo le apoyara a hacer un buen trabajo y nos evitará problemas fiscales y legales en el futuro. Sus conocimientos nos hacen falta y su buena gestión apoyara nuestro objetivo, hacer crecer el negocio.

Dania Amador

@reflexionesdemama