¿Cómo elaborar una Propuesta de Patrocinio para tu Evento?

En la actualidad, debido a la situación económica en la que nos encontramos, existen más asociaciones, organizaciones, eventos, empresas privadas e incluso empresas públicas, que necesitan fondos para llevar a cabo sus eventos.

La financiación privada en forma de patrocinio es una gran alternativa para poder desarrollar proyectos de todo tipo. Sin embargo, esta situación también afecta a las grandes empresas que, al recibir un mayor número de propuestas de patrocinio, son cada vez más meticulosas a la hora de elegir qué proyectos van a patrocinar; partiendo siempre de la premisa de que encajen con sus políticas de empresa y sus objetivos de marketing.

El momento de introducir la propuesta también es crucial, porque las empresas por lo general tienen una partida de su presupuesto asignado a este rubro y si justo tocas la puerta en el momento en que se quedaron sin presupuesto, pues la puerta se queda cerrada y allí entendemos la importancia de trabajar con una planificación.

En el mundo del patrocinio, al igual que en la vida real, la primera impresión siempre cuenta. A la hora de elaborar una presentación del evento para el que buscamos patrocinio, lo primero que debemos hacer es elaborar la propuesta de patrocinio, ya que esto será nuestra carta de presentación.

Las claves a la hora de hacer un buen dossier de patrocinio son:

• Lenguaje claro y conciso. Tenemos que tener presente que una empresa puede recibir a la semana más de 20 propuestas de este tipo y no tienen tiempo de pararse a leer todo.

• Relacionado con el punto anterior, hay que intentar que el dossier contenga sólo la información que consideremos primordial y necesaria.

• Utiliza un tipo de letra legible y usa las negritas, resaltando lo más importante.

• Incluye imágenes para que haga la lectura más amena. Estas imágenes tienen que decir algo y que ayuden a esclarecer lo que estamos contando.

• Creatividad y originalidad en su forma, formato, presentación o soporte. No hay duda de que cuanto más se llame la atención con la propuesta más posibilidades hay que tenga respuesta.

• Y por supuesto, haz que el dossier llame la atención por sí sólo. Esto se conseguirá con un buen diseño que hará que tu dossier sea más atractivo. Una herramienta útil es Canva, la cual tiene formatos de presentación visualmente muy atractivas, solo tienes que agregar tu contenido y listo.

Sobre las partes que debe contener el dossier, pues dependerá mucho del tipo de evento y de tu tipo de empresa; por lo general incluir las siguientes secciones a manera general:

1. Presentación del evento o proyecto

2. Presentación de la organización

3. Descripción de marketing y comunicación: a quien va dirigido, medios de comunicación, acciones de marketing

4. Explicación sobre porqué deben patrocinar: enumerar los beneficios que obtendrán si aceptan tu propuesta.

5. Descripción de los niveles de patrocinio: explicar y enumerar los beneficios de cada tipo de patrocinio, recuerda incluir el monto de la inversión. En nuestro mercado es importante hablar de precios, no sientas pena ni demores al hacerlo.

6. Datos de contacto: información donde pueden ubicarte si desean más preguntas.

Una vez tengamos este material, la siguiente fase es elaborarse la estrategia a seguir de cara al envío de dicho dossier. Habrá que hacer una investigación para ver qué tipo de empresas serán las más afines a nuestros valores y nuestro evento, ya que cada empresa suele patrocinar un tipo de actividades concretas. No envíes a todos por correo en automático. Siempre busca tener una reunión o llamada telefónica para vender tu propuesta antes de pasar el dossier.

Por último, recuerda que todo proceso de venta su éxito está relacionado con una fórmula matemática; mientras más potenciales clientes visites, mayor es la probabilidades que tu propuesta sea aceptada.

Muchos éxitos y que logres tus metas de eventos y proyectos.